Nếu bạn mới bắt đầu sử dụng Email và không biết làm như nào thì mới khai thắc hết được hiệu suất của Email. Thì hãy đọc bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết về cách sử dụng Email nhé!
1. Một số nguyên tắc sử dụng Email hiệu quả
Hiện tại trong thời đại 4.0 ngày này, Internet chỉ cần trục trặc 1 giờ là họ cảm thấy như thiếu vắng một thứ gì đó. Chat và Email đã chở thành những công cụ hữu hiệu để chuyển tải thông tin hữu dụng. Vậy làm thế nào để chuyền tải một bức email chuyên nghiệp.
Con người thường có xu hướng chú trọng đến hình thức, nội dung các Email mà họ gửi hàng ngày. Những email xấu về hình thức (viết sai chính tả, font chữ rườm rà), nội dung không đi thẳng vấn đề… có thể khiến đối tác, khách hàng đánh giá thấp tác phong làm việc của họ.
Bởi vậy dưới đay tôi muốn chia sẻ cho bạn một số nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng thứ điện tử nhé!
1.1 Tuân thủ nguyên tắc tổ chức
Việc sử dụng email trong công việc hàng ngày cần tuân thủ Pháp luật và các nguyên tắc của mỗi công ty đề ra. Phát tán tài liệu khiêu dâm; khủng bố, tấn công người khác qua email; chống phá chính quyền; tiết lộ bí mật công ty… là những lỗi “chết người” trong việc sử dụng email.
1.2 Subject, Cc, Bcc
Subject chính là tiêu đề của bức thư. Nó giúp cho người nhận biết nội dung của bức thư nói về vấn đề gì. Khi viết tiêu đề cần vào ngay ý chính tránh tình trạng nói vòng vo tam quốc. Tiêu đề là yếu tố vô cùng quan trọng, nó quyết định người nhận sẽ mở thư hoặc cho vào thư rác. Nếu như tiêu đề của bạn hay, ấn tượng thì tỉ lệ mở thư rất cao. Và ngược lại nếu tiêu đề của bạn nói mơ hồ, vòng vo thì thư của bạn sẽ rất có thể bị vào thư rác.
Xem thêm: Cách viết tiêu đề Email Marketing ấn tượng, hấp dẫn
Cc: (Carbon Copy) và Bcc: (Blind carbond copy). Bất cứ một địa chỉ Email nào bạn gõ vào Cc: đều nhận được một bản sao của bức thư, và người nhận trong hộp To: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì không như vậy người nhận trong To: sẽ không biết là bức thư này còn được sao gửi cho Bcc.
1.3 Dùng văn bản thay cho Html
Văn bản bình thường trông như là chữ đánh máy (nếu ở Font Courier New. Courier). Những chương trình đọc Email cho phép đổi các Font này thành VNI-Times hoặc .Vntime. Gửi thư bằng HTML có thể là một ý kiến tồi, vì một số trình đọc Email không hiểu được và cho rằng toàn bộ bức thư đó là một File đính kèm. Do vậy khi người nhận không thể đọc được thư nếu không mở file đính kèm. Nếu bạn muốn bức thư của mình trở nên dễ chịu hãy dùng Plain text.
1.4 Nội dung Email
Nội dung Email thì được chia làm 3 phần đó là phần mở đầu, phần nội dung và phần kết
Phần mở đầu: bạn nên bắt đầu bằng từ kính gửi để thể hiện sự tôn trọng của mình với người nhận thư. Ví dụ như: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban.
Phần nội dung: Nên nói chi tiết về vấn đề mà bạn đã đề cập ở trên tiêu đề. Để người nhận hiểu rõ hơn.
Phần kết: Sau khi đã viết hết nội dung thì bạn nên có phần kết ở cuối.
1.5 Không viết hoa quá nhiều
Không nên viết hết tất cả bằng chữ hoa vì như thế rất bất lịch sự. Nếu như bạn viết chữ hoa hết như vậy rất khó đọc và còn làm cho người nhận thư cảm thấy bực mình. Viết hoa như vậy như đang muốn la hét vào mặt người nhận.
Tại sao chữ viết hoa lại khó đọc:
Chữ thứ nhất không có kiểu dáng, nó chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu bạn thấy không? còn chữ thứ hai có một kiếu dáng đẹp. Khi chúng ta đọc đặc biệt là khi đọc nhanh, chúng ta đọc kiểu dáng của toàn bộ từ. Chúng ta không đọc từng kí tự một. Kiểu dáng của từ ENGLISH trông giống như SPANISH.
Nhưng kiểu dáng của English thì khác với Spanish. Ðối với Subject thỉnh thoảng có thể sử dụng chữ hoa. Nhưng nếu bạn muốn làm nổi bật một từ nào đó quan trọng đừng sử dụng chữ hoa. Hãy sử dụng dấu hoa thị như thế này.
1.6 Không nên viết tắt ở trong thư
Viết tắt có thể giúp cho bạn đỡ mất thời gian. Nhưng viết tắt như vậy khiến người nhận không hiểu được thì bạn không thành công trong giao tiếp. Vì vậy nên hạn chế viết tắt trong các lá thư điện tử, đặc biệt là với những thư quan trọng.
1.7 Chữ kí
Viết tên mình dưới bức thư là một điều tốt và là hành động biểu hiện lịch sự. Bạn có thể ghi thêm các thông tin khác nữa như địa chỉ, số điện thoại…
Bạn có thể tạo một khuôn mẫu chữ ký mà bạn sẽ thêm vào cuối bức thư. Một số dịch vụ Email có thể có khả năng tự thêm chữ ký của bạn vào cuối thư như Yahoo, Gmail, Outlook.
1.8 Xem kĩ Email trước khi mở
Có rất nhiều email nhận được là dạng virus, với hình thức lừa đảo vô cùng tinh vi khó đoán, dưới đây là một số dấu hiệu nhận biết email có Virus:
Nếu bạn không yêu cầu nó, đừng nhấp vào!
Đây là quy tắc vàng. Nếu bạn không yêu cầu một cái gì đó từ một người hoặc công ty, không có lý do để họ gửi email cho bạn hướng dẫn hoặc tệ hơn là một mail với tập tin đính kèm.
Tại sao? Các công ty và tổ chức chỉ sử dụng email để giữ thông tin của bạn, trừ khi bạn cần xác nhận đăng ký hay thực hiện các thay đổi.
Vì vậy khi nhận thấy Email lạ và không hề liên quan gì tới mình thì hãy đặt câu hỏi trước khi mở nó:
- Tại sao điều này có liên quan đến tôi?
- Tại sao họ gửi email cho tôi?
- Mục đích của email là gì?
Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, không bấm vào bất kỳ liên kết trong email hoặc mở bất kỳ tập tin nào đính kèm.
Phát hiện Email đáng ngờ bằng cách tìm kiếm Google
Mail liên quan đến lừa đảo và phần mềm độc hại có xu hướng sử dụng các văn bản tương tự, tự động, chỉ thay đổi nhỏ. Các mail này thường dễ nhận biết:
- Cụm từ vô nghĩa và lạ xuất phát từ bản dịch tự động
- Lỗi chính tả và không nhất quán văn bản, như email đã được cắt và dán.
- Không có tài liệu tham khảo cá nhân: những email này thường không địa chỉ mà bạn theo tên hoặc đề cập đến các thông tin khác mà một công ty thực sự có lẽ không biết.
- Một cảm giác cấp bách. Những email này luôn luôn gieo hoang mang, hấp dẫn cho ý nghĩa cơ bản nhất của bạn – sợ hãi. Thường xuyên đề cập đến hậu quả khủng khiếp, tiền phạt và các khoản phí.
Sao chép và dán các cụm từ lạ lùng vào một công cụ tìm kiếm như Google và xem kết quả. Nếu thấy các kết quả tương tự Scam, lừa đảo thì nên bỏ qua ngay.
Chứa tập tin đính kèm? Đường link? Trường hợp này rất nguy hiểm
Các nội dung trong mail không thực sự nguy hiểm. Sự nguy hiểm thực sự nằm trong các liên kết và tập tin đính kèm. Có rất nhiều trường hợp bị lừa đảo mất thông tin cá nhân, thanh toán vì nhấn vào các đường link lạ hoặc máy tính bị nhiễm Virus, phần mềm gián điệp do bạn tải các tập tin đính kèm về máy.
Khi thấy tập tin đính kèm có dạng file sau hãy cẩn thận trước khi tải về và mở nó:
- Các file chạy ngay: EXE, COM, BAT, PIF
- Tài liệu có thể chứa mã: PDF, DOC, XLS, PPT
- Tập tin hệ thống thực thi: DLL, CPL, MSC, CMD
- Cài đặt và các file nén: MSI, ZIP, CAB, RAR
- Bảo vệ màn hình: SCR
- Các tập tin với phần mở rộng gấp đôi (ví dụ: FILE.DOC.EXE )
Trong nhiều trường hợp các dịch vụ mail như Gmail, Yahoo, Hotmail giúp bạn Check kiểm tra Virus và cảnh báo bạn.
Liên kết?
Các đối tượng lừa đảo thường gửi các mail giả mạo, lừa đảo và yêu cầu bạn nhấn vào các Link. Với đường link lạ bạn không nên bấm vào và đặc biệt không điền thông tin hay tải gì từ link đó.
Bạn sẽ nhìn thấy địa chỉ thực sự nếu bạn chạy chuột qua liên kết
Liên kết rút gọn khá nguy hiểm vì không biết nó dẫn tới đâu.
Để “vạch mặt” các liên kết rút gọn, bạn có thể sử dụng các dịch vụ như UnShorten.it. Điền link rút gọn vào bạn sẽ biết được link gốc.
Không bao giờ trả lời hoặc gửi lại
Trả lời một email đáng ngờ cung cấp các tội phạm với thông tin giá trị . Để bắt đầu, nó cho phép anh ta biết rằng địa chỉ của bạn là có thật, và rằng ai đó theo dõi nó, thông tin có thể bán được với giá tốt về địa chỉ email thị trường chợ đen.
Không bao giờ trả lời một email đáng ngờ
Sử dụng một trình duyệt an toàn và đọc thư của bạn trực tuyến
Lời khuyên của chúng tôi? Sử dụng một dịch vụ như ( Gmail , Hotmail , Yahoo! Mail , vv) và mở trong một trình duyệt an toàn, hiện đại ( Chrome , Firefox , Opera, Safari, vv)
Gmail ngăn không cho bạn tải file đính kèm virus
Sử dụng các dịch vụ mail uy tín đảm bảo rằng nội dung của các thư đã được quét bằng hệ thống an ninh của nhà cung cấp, trong khi sử dụng một trình duyệt an toàn đảm bảo rằng nội dung nguy hiểm không thể được tải về máy tính của bạn.
Kết luận: Hãy tạo thói quen sử dụng email theo những nguyên tắc đơn giản trên, bạn sẽ chứng tỏ và duy trì tác phong chuyên nghiệp của mình trong môi trường kinh doanh năng động, không những thế còn tăng hiệu suất công việc. Mong rằng các bạn sẽ thích bài viết này. Nếu còn câu hỏi thắc mắc nào khác về bài” Hướng dẫn sử dụng Email hiệu quả” Thì hãy cmt phía dưới nhé. Chúng tôi sẽ trả lời bạn sớm nhất có thể.
Leave a Reply